Ab dem 1. Januar 2026 werden Daten zwischen privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und Arbeitgebern vollständig digital übermittelt. Damit endet das bisherige Papierbescheinigungsverfahren. Für Unternehmen bedeutet das: Prozesse müssen sauber vorbereitet sein, sonst drohen Fehler und finanzielle Nachteile.
Was ändert sich konkret?
Ab dem 1. Januar 2026 werden Daten zwischen privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und Arbeitgebern vollständig digital übermittelt. Damit endet das bisherige Papierbescheinigungsverfahren. Für Unternehmen bedeutet das: Prozesse müssen sauber vorbereitet sein, sonst drohen Fehler und finanzielle Nachteile.Bisher wurden Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung in Papierform gemeldet.Ab 2026 läuft die Übermittlung automatisch digital – direkt zwischen Versicherungen, BZSt und Arbeitgebern.
Wichtig:
- Nachmeldungen oder Korrekturen in Papierform sind nicht mehr zulässig.
- Die Daten müssen sofort korrekt übermittelt werden.
Unternehmen sind damit stärker darauf angewiesen, dass ihre internen Abläufe und die eingesetzte Lohnabrechnungssoftware reibungslos funktionieren.
Tipp: Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Lohnsoftware bereits entsprechende Schnittstellen unterstützt oder ob ein Update geplant ist.
Wer ist betroffen?
Die Umstellung betrifft alle, die an der Lohn- und Steuerdatenübermittlung beteiligt sind:
- Arbeitgeber mit privatversicherten Arbeitnehmern
- Steuerberater, die Meldungen übernehmen
- Privatversicherte Arbeitnehmer, deren Daten korrekt übermittelt werden müssen
Kurz gesagt: Jeder, der in den Prozess eingebunden ist.
Tipp: Eine gemeinsame Abstimmung zwischen Unternehmen, Softwareanbieter und Steuerberater verhindert spätere Probleme.
Welche Risiken bestehen?
Fehlerhafte oder unvollständige Daten wirken sich direkt auf die Lohnabrechnung aus – beispielsweise durch falsche Steuerabzüge oder Probleme bei der Einkommensteuerveranlagung. Das kann zu finanziellen Nachteilen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber führen.
Tipp: Legen Sie im Unternehmen klar fest, wer die Richtigkeit der Meldungen prüft.
Wie bereitet man sich vor?
Damit der Umstieg reibungslos verläuft, sollten Arbeitgeber frühzeitig handeln:
- Zuständigkeiten festlegen: Wer meldet künftig was?
- Prozesse dokumentieren: Wie laufen interne und externe Datenflüsse?
- Schnittstellen testen: Funktioniert der technische Austausch?
- Schulungen einplanen: Alle Beteiligten müssen den Ablauf verstehen.
Gerade 2026 bietet sich an, um Testmeldungen oder interne Probeläufe durchzuführen. So lassen sich Schwachstellen rechtzeitig erkennen.
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